都坂団地自治会個人情報取扱規定

制定 平成 5 年 5 月 1 日

（目的）
第１条 この取扱規程は、都坂団地自治会（以下「本会」という。）が保有する個人情について適正
な取扱いを確保することを目的として定めます。

（責務）
第２条 本会は、個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）等を遵守するとともに、自治会
活動及び自主防災活動等において個人情報の保護に努めます。

（周知）
第３条 本会は、この取扱規程を、総会資料又は回覧により、少なくとも毎年１回は会員に周知し
ます。

（管理者）
第４条 本会における個人情報の管理者は、会長とします。

（取扱者）
第５条 本会における個人情報の取扱者は、会長、副会長、自主防災組織会長及び要支援者とし
ます。

（秘密保持義務）
第６条 個人情報の管理者・取扱者は、職務上知ることができた個人情報を、みだりに他人に知ら
せ、又は不当な目的に使用しません。その職を退いた後も、同様とします。

（個人情報の取得）
第７条 本会は、会長が「都坂団地自治会加入届」を、会員又は会員になろうとするものから受理
すること、または「災害時要支援者支援届」等の「要配慮個人情報」により、個人情報を取得し
ます。
２ 要支援者の支援等のため、法に規定する障害や病歴などの「要配慮個人情報」を取得する際
は、本人の同意を得て取得します。
３ 本会が会員から取得する個人情報は、氏名（家族、同居人を含む）、生年月日、性別、住所、電
話番号、緊急時の援護の要否、避難支援等を必要とする事由、緊急時連絡先、その他連絡事
項などで会員が同意する事項とします。
４ 本会が配付する「都坂団地自治会加入届」名簿に記載する個人情報は、氏名（家族、同居人を
含む）、生年月日、性別、住所、電話番号、緊急時の援護の要否、避難支援等を必要とする事
由、緊急時連絡先、その他連絡事項などで会員が同意する事項とします。

（利用）
第８条 本会が保有する個人情報は、次の各号に掲げる活動等に際して利用します。
（１）会費の請求、管理、その他文書の送付など
（２）会員名簿の作成及び会の区域図の作成
（３）小学生・中学生等の行事、敬老祝等の対象者の把握
（４）災害等の緊急時における支援活動
（５）災害時に備えた要支援者との日頃からの関係構築

（管理）
第９条 個人情報は、会長又は副会長、自主防災組織会長が保管するものとし、適正
に管理します。
２ 不要となった個人情報は、適正かつ速やかに復元不可能な状態にして廃棄します。

（提供）
第 10 条 個人情報は、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者（委託・
共同利用の相手方を除く。）に提供しません。
（１）会員本人から個人情報を取得する際に伝え同意を得ている範囲で提供する場合
（２）法令に基づく場合
（３）人の生命、身体又は財産の保護のために必要な場合
（４）公衆衛生の向上又は児童の健全育成の推進に必要がある場合
（５）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行する
ことに対して協力する必要がある場合

（第三者提供に係る記録の作成等）
第 11 条 取扱者は、個人情報を第三者（県・市役所を除く）に提供 したときは、法第 25 条に定
める第三者提供に係る記録を作成し、保存します。

（第三者提供を受ける際の確認等）
第 12 条 取扱者は、第三者（県・市役所を除く）から個人情報の提供を受けるに際しては、法第
26 条に定める第三者提供を受ける際の確認を行い、記録を作成し、保存します。

（開示）
第 13 条 会員は、第７条の規定に基づき提供した会員本人の個人情報について
管理者に対し開示を請求することができます。
２ 管理者は、会員本人から会員本人の個人情報の開示について請求があったとき、法第 28 条
第２項に該当する場合を除き、本人に開示します。

（個人情報の訂正等）
第 14 条 会員は、第７条に基づき提供した会員本人の個人情報について管理者に対し訂正等を
求めることができます。
２ 前項の請求があった場合、管理者は直ちに該当する個人情報の訂正等を行います。ただし、
各会員にすでに配付されている会員名簿等は、訂正等について会員に連絡することをもってこ
れに替えることができるものとします。

（漏えい発生時等の対応）
第 15 条 取扱者は、個人情報を漏えい、滅失、き損等の事案の発生又はその兆候を把握した場
合は、管理者に連絡します。この場合において管理者は、事実及び原因の確認、被害拡大の防
止、影響を受ける本人への連絡、再発防止等の対応を行います。

（開示請求及び苦情相談窓口）
第 16 条 本会における、開示請求及び苦情相談窓口は、自治会長とする。なお、何らかの理由に
より、自治会長による対応が困難、または不可能な場合は、副会長が代行する。

（附則）
この取扱規程は、令和 5 年 5 月 5 日から施行します。